ATS - що це за звір і чи варто його боятись?
Системи трекінгу кандидатів ATS (Applicant Tracking Systems) давно стали стандартним інструментом у наймі та рекрутингу. Водночас саме з ATS пов’язано багато страхів, припущень і міфів, особливо серед кандидатів. “Резюме відсіює робот”, “неправильний дизайн резюме = автоматичне відхилення”, “без ключових слів шансів немає” — ці твердження часто звучать як беззаперечні факти, хоча насправді не відображають того, як ATS працюють насправді.
Що таке ATS?
ATS - це рекрутерська система, у якій зберігається вся інформація про кандидатів: резюме, результати співбесід, офери та багато іншого.
Зазвичай ATS має такий функціонал:
- Можливість публікації вакансій онлайн (публічна вебсторінка з вакансією) та на інших ресурсах (LinkedIn, Indeed, Glassdoor, та ін.)
- Всі відгуки на вакансії автоматично потрапляють в систему
- Парсинг резюме — це коли інформація з резюме автоматично розноситься по відповідним полям картки кандидата
- Можливість відправляти запрошення на співбесіду та листи кандидатам (в тому числі відкладені листи)
- Аналітика та можливість створювати різноманітні звіти
- Пошук в базі резюме, АІ-підбір кандидатів
Деякі системи мають розширений функціонал і дозволяють потім перевести кандидата у співробітника, налаштувати онбординг, оцінювання та інші HR-процеси.
У світі існує більше сотні різних ATS, як кастомних (самописних) так і від різних провайдерів, найпоширенішими з яких є такі системи як Greenhouse, Workable, Zoho Recruit, BambooHR, Lever та ін. Загальний принцип роботи ATS є однаковим, проте кожна має свої особливості.
Найпоширеніші міфи щодо ATS
Міф 1 - ATS сама вирішує кому відмовити, резюме не потрапляє до людини (рекрутера)
Правда: ATS сама нікому не відмовляє. ATS - це програма, куди після відгуку потрапляє ваше резюме і де потім воно зберігається, це програма, яка керується правилами, що створюють люди, і рішення про розгляд певного кандидата приймає людина. Якщо ви отримали відмову після відгуку, то це результат налаштування системи рекрутером або співробітником, що відповідає за найм.
Окрім відмови через те, що ваш досвід не є релевантним до вакансії чи компанії, причинами відмови можуть бути:
- Ваші відповіді на скрінингові запитання на етапі, коли надсилали резюме не підходять компанії. Як правило це запитання, де неможливі компроміси, наприклад: володіння мовою на певному рівні, наявність певного досвіду, рівня освіти, робочої візи, сертифікату, водійських прав, або рівень заробітної плати, вище якого кандидатів не розглядають.
- Ваше резюме не пройшло певні налаштовані фільтри, наприклад за локацією, досвідом, освітою, та ін. Фільтри можуть використовуватися коли функціонал ATS не дозволяє налаштувати скрінингові запитання
- Система не змогла вірно розпізнати ваше резюме і воно не зпарсилось (іншими словами, інформація з резюме не потрапила в картку кандидата в системі). Проблема може бути у форматі резюме (png, jpeg, web, txt, та ін. погано сприймаються програмами) чи дизайні (коли резюме неструктуроване, містить таблиці, колонки, картинки, графіки). Для уникнення цих помилок варто мати резюме у doc або pdf-форматах, зі структурованою подачею інформації та зрозумілими розділами: контакти, досвід роботи, навички, освіта та ін.
- Нові ATS, що мають вбудований АІ, можуть на основі відповідності резюме вакансії проставляти рейтинг кандидатам, щоб рекрутер (людина) спершу переглядав кандидатів з вищим рейтингом. Кандидатів з нижчим рейтингом можуть переглядати в останню чергу і якщо до того часу вакансія закриється, то рекрутер надішле відповідну відмову.
Отже, система, навіть дуже розумна з вбудованим АІ, не може сама відмовити кандидату. Важливе доповнення з приводу AI-систем, бо довкола них найбільше страхів. Згідно з EU Artificial Intelligence Act до АІ систем з високим рівнем ризику належать АІ системи, що використовуються для рекрутингу та відбору, розміщення таргетованих рекламних оголошень про роботу, аналізу та фільтрування відгуків, та оцінки кандидатів. Ці системи мають бути налаштовані таким чином, щоб був присутній людський нагляд — це означає, що лише людина приймає рішення про відмову кандидату чи подальший розгляд. EU Artificial Intelligence Act поширюється на компанії, що зареєстровані в ЄС, та кандидатів, які перебувають в ЄС. В рамках гармонізації з ЄС та майбутнього регулювання Україна активно розглядає імплементацію норм Європейського Закону про АІ.
Міф 2 - Якщо резюме не містить ключових слів, то його одразу відхилять
Правда: Цей міф часто продукують сервіси перевірки резюме. Ключові слова допомагають визначити співпадіння резюме кандидата та вакансії. І якщо ATS старшого покоління дійсно могли перевіряти точне співпадіння по ключовим словам (якщо це було налаштовано), то сучасні системи можуть розпізнавати синоніми та контекст (семантичний збіг), і тому перевантажувати резюме певним набором ключових слів просто недоцільно, а тим більше додавати їх білим текстом чи приховувати іншим чином.
Є сервіси перевірки резюме, що використовують маркетингові вирази типу “ATS resume checker” або “цей шаблон резюме має 95 балів в ATS”. Але у світі існує більше сотні різних ATS, а одна і та ж ATS у різних компаніях матиме різні налаштування: різні ключові слова, фільтри, правила роботи.
Міф 3 - Роботу можна знайти тільки, якщо ви обійдете ATS
Правда: ATS - це не фільтр, який можна обійти чи вимкнути, це не АІ, який самостійно приймає рішення про долю кандидата. Навіть якщо ви спілкуєтесь з компанією через знайомих, які там працюють, ваше резюме чи дані про вас як кандидата будуть внесені в систему. ATS використовуються для автоматизації та систематизації процесу рекрутингу в компанії, покращення його ефективності та уникнення помилок. Ви не можете обійти ATS систему, бо інакше інформація про ваше спілкування з компанією ніде не буде збережена.
То що ж робити?
Пропоную прості правила:
- Резюме має бути зрозумілим і машині (ATS, AI), і людині
- Для резюме використовуйте doc або pdf формати, не перевантажуйте документ фотографіями (одного фото кандидата більш ніж достатньо), графіками чи ілюстраціями
- Резюме повинно мати просту та зрозумілу структуру, без креативних заголовків
- Резюме має відповідати опису вакансії, на яку ви відгукуєтесь. Якщо ви шукаєте роботу у кількох різних напрямках, то на кожен напрямок має бути окреме резюме.
- Якщо страхи та міфи довкола ATS переважують — поспілкуйтесь зі знайомими рекрутерами або почитайте технічну документацію про найвідоміші ATS (Workable, Greenhouse, Lever, та ін.) чи подивіться їх відео інструкції.
Розуміння того, як працюють ATS і які міфи навколо них існують, є важливим і для кандидатів, і для нас кар’єрних спеціалістів, які допоманають їм в пошуку, оскільки це довзоляє нам працювати над резюме без зайвих страхів, бо ефективний рекрутинг починається не з технологій, а з того, як саме ми їх використовуємо.
Авторка: Наталя Волошина, кар'єрна коучиня і консультантка